Niniejsza polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies przez MED TAX PRO Prosta Spółka Akcyjna. Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest MED TAX PRO Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 29/123, 00-238 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001119350, NIP 5253012378, REGON 529296270.

Kontakt z administratorem:

2. Inspektor Ochrony Danych

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw przysługujących na podstawie RODO: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby spółki z dopiskiem „IOD”.

3. Kogo dotyczy niniejsza polityka

  • klientów będących osobami fizycznymi oraz osób reprezentujących klientów i osób wyznaczonych do kontaktu,
  • osób, które kontaktują się z nami telefonicznie, mailowo lub przez formularze na stronie,
  • kandydatów biorących udział w prowadzonych przez nas procesach rekrutacyjnych,
  • kontrahentów, współpracowników i podwykonawców,
  • użytkowników odwiedzających stronę medtaxpro.pl oraz nasze profile w mediach społecznościowych.

4. Zakres przetwarzanych danych i źródła ich pozyskania

W zależności od relacji przetwarzamy: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące prowadzonej działalności i dane rejestrowe, dane niezbędne do rozliczeń podatkowych i księgowych, dane finansowe i rozliczeniowe, dane zawarte w korespondencji oraz dane o aktywności na stronie internetowej.

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Możemy je również otrzymać od naszego klienta (gdy jesteś osobą wyznaczoną do kontaktu lub reprezentującą klienta), z publicznie dostępnych rejestrów (KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT) oraz od podmiotów współpracujących.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Zawarcie i wykonanie umowy, w tym prowadzenie ksiąg, rozliczeń podatkowych, kadr i płac oraz doradztwo — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób reprezentujących klienta art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze — art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wynikających w szczególności z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
  • Obsługa korespondencji i zapytań kierowanych do nas przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.
  • Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Marketing własnych usług, w tym newsletter i informacje o zmianach przepisów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie komunikacji elektronicznej na podstawie odrębnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  • Prowadzenie rekrutacji — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO, a w zakresie danych podanych dobrowolnie oraz przyszłych rekrutacji art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  • Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony internetowej oraz statystyki — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie plików cookies innych niż niezbędne na podstawie zgody użytkownika.

6. Przetwarzanie danych jako podmiot przetwarzający

W ramach usług księgowych, kadrowo-płacowych i doradczych przetwarzamy również dane osobowe, których administratorem jest nasz klient — na przykład dane jego pracowników, współpracowników lub kontrahentów. W takim przypadku działamy jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta i na podstawie umowy powierzenia zawartej zgodnie z art. 28 RODO. Osobom, których dane dotyczą, informacji o przetwarzaniu udziela wówczas administrator, czyli nasz klient.

Przetwarzanie danych kadrowo-płacowych może obejmować dane szczególnych kategorii, w szczególności dane dotyczące nieobecności chorobowych. Dane te przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO i zgodnie z poleceniem administratora.

7. Odbiorcy danych osobowych

  • dostawcy systemów informatycznych, oprogramowania księgowego, poczty elektronicznej i hostingu, działający na podstawie umów powierzenia,
  • podmioty świadczące na naszą rzecz usługi prawne, audytorskie i doradcze, związane tajemnicą zawodową,
  • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie w zakresie doręczanej korespondencji,
  • banki i instytucje płatnicze w zakresie realizowanych rozliczeń,
  • organy publiczne uprawnione do żądania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy Krajowej Administracji Skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i sądy.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli korzystanie z narzędzi informatycznych wiąże się z takim transferem, odbywa się on wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z oceną skutków takiego przekazania.

9. Okres przechowywania danych

  • dane związane z zawartą umową — przez czas jej trwania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
  • dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wymagany przepisami, w szczególności przez pięć lat liczonych zgodnie z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową,
  • dokumentacja pracownicza prowadzona w ramach usług kadrowych — przez okres wskazany w Kodeksie pracy, właściwy dla daty nawiązania stosunku pracy,
  • dokumentacja związana z obowiązkami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy — przez pięć lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej,
  • dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania,
  • dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu,
  • dane kandydatów do pracy — przez okres trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje przez okres wskazany w treści zgody.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

  • prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
  • prawo do sprostowania i uzupełnienia danych,
  • prawo do usunięcia danych, w zakresie, w jakim nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wniosek można złożyć na adres [email protected] albo pisemnie na adres siedziby spółki. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach złożonych termin ten może zostać przedłużony, o czym poinformujemy.

11. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy oraz do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa stanowi warunek świadczenia usług. Odmowa podania takich danych uniemożliwia rozpoczęcie lub kontynuowanie współpracy.

13. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Danych osobowych nie wykorzystujemy do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, której dane dotyczą, w rozumieniu art. 22 RODO.

14. Bezpieczeństwo danych i tajemnica zawodowa

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym kontrolę dostępu opartą na zasadzie wiedzy koniecznej, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, zobowiązania do zachowania poufności oraz procedurę postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. Informacje uzyskane w związku ze świadczeniem usług objęte są tajemnicą zawodową i traktowane jako informacje poufne również po zakończeniu współpracy.

Polityka cookies

1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej. Służą do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania preferencji oraz prowadzenia statystyk.

2. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

  • Niezbędne — konieczne do prawidłowego działania strony, sesji i mechanizmów bezpieczeństwa; wykorzystywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
  • Funkcjonalne — zapamiętujące ustawienia i preferencje użytkownika.
  • Analityczne i statystyczne — pozwalające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, i ulepszać jej działanie.
  • Marketingowe — służące dopasowaniu treści i przekazów; wykorzystywane wyłącznie za zgodą użytkownika.

Pliki cookies inne niż niezbędne wykorzystujemy wyłącznie po uzyskaniu zgody, którą można w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia w przeglądarce lub w panelu zgód na stronie.

3. Zarządzanie plikami cookies

Ustawienia dotyczące plików cookies można zmienić w każdej chwili w przeglądarce internetowej — w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć pliki już zapisane. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji strony.

4. Wtyczki i usługi zewnętrzne

Strona zawiera odnośniki do naszych profili w serwisach społecznościowych. Skorzystanie z takiego odnośnika oznacza przejście do serwisu zewnętrznego, który przetwarza dane na własnych zasadach, opisanych w polityce prywatności jego dostawcy.

Zmiany polityki

Zastrzegamy możliwość aktualizacji niniejszej polityki, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, zakresu świadczonych usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana na tej stronie.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: [email protected]. W pozostałych sprawach: [email protected], tel. +48 668 941 301. Pełne dane kontaktowe znajdują się na stronie Kontakt.

Data ostatniej aktualizacji: 22 sierpnia 2026 r. Poprzednia wersja obowiązywała od 20 sierpnia 2024 r.